Application Saas : 5 Précautions avant de quitter son fournisseur

Ce billet rĂ©sulte d’une expĂ©rience client que je tiens Ă  vous faire partager.

Un client Normand mĂ©content – l’histoire :

Un client Normand contacte LUG Groupe pour installer de nouveaux logiciels de gestion. ÉquipĂ© des logiciels de ComptabilitĂ© et de Gestion commerciale, il est trĂšs mĂ©content de la relation avec son fournisseur.

Nous prenons rendez-vous pour Ă©tudier le problĂšme de ce client. AprĂšs Ă©change avec lui, nous apprenons qu’il utilise une solution Saas et qu’il est en litige avec son fournisseur. (Grand Ă©diteur français de solution de gestion dont je tairais le nom ici)

Logiciel Saas et litige ne font pas bon ménage :

Pour rappel un logiciel Saas est un logiciel hĂ©bergĂ© dans le cloud dont le paiement s’effectue Ă  l’usage. C’est Ă  dire gĂ©nĂ©ralement paiement par abonnement mensuel et par utilisateur.

TrĂšs concrĂštement, une application Saas est une mĂȘme application partagĂ©e par tous les utilisateurs et accessible via votre navigateur internet favoris. Les donnĂ©es sont stockĂ©es chez le fournisseur dont il a la responsabilitĂ© de l’administration, du stockage et de la sĂ©curitĂ©. Tout cela de façon transparente pour l’utilisateur.

Vous l’aurez compris, vous ĂȘtes pieds et mains liĂ©s Ă  votre fournisseur en cas de problĂšme.

Export des données et aprÚs ?

Le client a demandé à LUG Groupe de prendre en charge la phase de récupération de ses données. AprÚs avoir bataillé plusieurs semaines avec le service support, nous avons pu exporter les données de notre client.

Nous voilĂ  donc avec :

  • Un beau fichier de 2 Gigaoctet en format BAK.
  • Aucun logiciel, aucune version connue pour importer ce fichier.
  • Aucun logiciel mĂ©tier pour utiliser ces donnĂ©es.

Une fin heureuse :

Vous vous doutez bien que ce client a fait appel Ă  LUG Groupe pour s’occuper de la rĂ©cupĂ©ration de ses donnĂ©es et rĂ©aliser l’intĂ©gration de sa nouvelle solution de gestion car nous avons l’expĂ©rience et le savoir-faire de ce genre de projet.

Notre travail chez LUG Groupe, a été de récupérer ses données, les transformer au bon format pour les injecter dans sa nouvelle solution Sage i7 ligne 100.

Pour rĂ©soudre les aspects obligations lĂ©gales de conservation des donnĂ©es et accĂšs Ă  l’historique des devis, factures, encours clients, etc des exercices prĂ©cĂ©dents, nous avons rendus consultables dans l’entreprise les anciennes donnĂ©es.

Application Saas : 5 précautions à prendre en compte :

  • Avant de signer, lire les clauses de son contrat avec son fournisseur, notamment la procĂ©dure en cas de rĂ©siliation. Évident me direz-vous, un petit rappel ne fait pas de mal.
  • S’interroger sur le format sous lequel vous aller rĂ©cupĂ©rer vos donnĂ©es. Demandez Ă  votre fournisseur quel logiciel ou base de donnĂ©es et quelle version  il utilise pour stocker vos donnĂ©es.
  • S’interroger sur le dĂ©lai de mise Ă  disposition de vos donnĂ©es et le moyen. Ce dĂ©lai est important car il impacte votre projet de bascule vers vos nouveaux logiciels. Notamment si vous rĂ©alisez une bascule comptable Ă  une date prĂ©cise en fin d’exercice.
  • Anticiper la rĂ©cupĂ©ration des donnĂ©es. Les fournisseurs ne sont pas trĂšs rĂ©actifs quand un client les quitte, prenez de la marge. MĂȘme si vous devez refaire un export le dernier jour de votre abonnement.
  • Ne perdez pas de vue vos obligations lĂ©gales en matiĂšre de conservation des donnĂ©es et justificatifs. En effet en cas de contrĂŽle de l’administration vous devez ĂȘtre en mesure de fournir un accĂšs Ă  l’ensemble de vos donnĂ©es des annĂ©es prĂ©cĂ©dentes.