Application Saas : 5 Précautions avant de quitter son fournisseur

Ce billet résulte d’une expérience client que je tiens à vous faire partager.

Un client Normand mécontent – l’histoire :

Un client Normand contacte LUG Groupe pour installer de nouveaux logiciels de gestion. Équipé des logiciels de Comptabilité et de Gestion commerciale, il est très mécontent de la relation avec son fournisseur.

Nous prenons rendez-vous pour étudier le problème de ce client. Après échange avec lui, nous apprenons qu’il utilise une solution Saas et qu’il est en litige avec son fournisseur. (Grand éditeur français de solution de gestion dont je tairais le nom ici)

Logiciel Saas et litige ne font pas bon ménage :

Pour rappel un logiciel Saas est un logiciel hébergé dans le cloud dont le paiement s’effectue à l’usage. C’est à dire généralement paiement par abonnement mensuel et par utilisateur.

Très concrètement, une application Saas est une même application partagée par tous les utilisateurs et accessible via votre navigateur internet favoris. Les données sont stockées chez le fournisseur dont il a la responsabilité de l’administration, du stockage et de la sécurité. Tout cela de façon transparente pour l’utilisateur.

Vous l’aurez compris, vous êtes pieds et mains liés à votre fournisseur en cas de problème.

Export des données et après ?

Le client a demandé à LUG Groupe de prendre en charge la phase de récupération de ses données. Après avoir bataillé plusieurs semaines avec le service support, nous avons pu exporter les données de notre client.

Nous voilà donc avec :

• Un beau fichier de 2 Gigaoctet en format BAK.
• Aucun logiciel, aucune version connue pour importer ce fichier.
• Aucun logiciel métier pour utiliser ces données.

Une fin heureuse :

Vous vous doutez bien que ce client a fait appel à LUG Groupe pour s’occuper de la récupération de ses données et réaliser l’intégration de sa nouvelle solution de gestion car nous avons l’expérience et le savoir-faire de ce genre de projet.

Notre travail chez LUG Groupe, a été de récupérer ses données, les transformer au bon format pour les injecter dans sa nouvelle solution Sage i7 ligne 100.

Pour résoudre les aspects obligations légales de conservation des données et accès à l’historique des devis, factures, encours clients, etc des exercices précédents, nous avons rendus consultables dans l’entreprise les anciennes données.

Application Saas : 5 précautions à prendre en compte :

• Avant de signer, lire les clauses de son contrat avec son fournisseur, notamment la procédure en cas de résiliation. Évident me direz-vous, un petit rappel ne fait pas de mal.
• S’interroger sur le format sous lequel vous aller récupérer vos données. Demandez à votre fournisseur quel logiciel ou base de données et quelle version  il utilise pour stocker vos données.
• S’interroger sur le délai de mise à disposition de vos données et le moyen. Ce délai est important car il impacte votre projet de bascule vers vos nouveaux logiciels. Notamment si vous réalisez une bascule comptable à une date précise en fin d’exercice.
• Anticiper la récupération des données. Les fournisseurs ne sont pas très réactifs quand un client les quitte, prenez de la marge. Même si vous devez refaire un export le dernier jour de votre abonnement.
• Ne perdez pas de vue vos obligations légales en matière de conservation des données et justificatifs. En effet en cas de contrôle de l’administration vous devez être en mesure de fournir un accès à l’ensemble de vos données des années précédentes.